Comment rédiger un procès-verbal de comité directeur ?

Instance de direction de plus en plus présente dans les entreprises et les administrations, le comité directeur (CODIR) se réunit plus ou moins fréquemment, de toutes les semaines à tous les trimestres. Les dirigeants de la structure sont membres de plein droit du CODIR. L’instance peut également accueillir d’autres personnalités importantes. Les réunions du CODIR sont l’occasion d’évoquer les sujets concernant la direction générale. Pour être vraiment utiles, ces réunions doivent faire l’objet d’un procès-verbal remis à tous les participants. D’où la question : Comment rédiger un procès-verbal de comité directeur ?

 


QUEL FORMAT POUR LE PROCÈS-VERBAL DE COMITÉ DIRECTEUR ?

Court ou long, synthétique ou détaillé, allant à l’essentiel ou reprenant chaque détail… Différentes solutions existent pour le format du PV de CODIR. A minima, ce compte rendu doit comporter la liste des points abordés et le résumé des décisions prises. On peut également aller plus loin en retranscrivant de façon plus détaillée les positions des différents participants. En revanche, il est rare que le procès-verbal de comité de directeur prenne la forme d’un verbatim mot à mot des débats. Les formats les plus fréquents sont la synthèse concise et la synthèse détaillée, car le PV de CODIR doit rester digeste et rapide à lire.

 


À QUI CONFIER LA RÉDACTION DU PROCÈS-VERBAL DE CODIR ?

Les membres du CODIR peuvent charger l’un d’entre eux de la rédaction du PV. C’est alors un secrétaire de séance qui rédige le PV, en plus de sa participation aux débats. Plus souvent, la rédaction du procès-verbal de comité directeur revient aux dirigeants exécutifs, qui eux-mêmes la délèguent à leur assistant.e. Toutefois, depuis quelques années, il existe une autre solution parfaitement adaptée : confier la rédaction du PV de CODIR à une société spécialisée dans ce domaine, comme Compte-rendu.fr. Les comités faisant ce choix bénéficient de garanties de qualité, avec des rédacteurs bac+5 spécialisés, mais aussi d’une confidentialité absolue, les rédacteurs étant soumis à une déontologie spécifique.

 


LA PRISE DE NOTES EN RÉUNION DE COMITÉ DIRECTEUR

Quelle que soit l’option choisie, la personne chargée de rédiger le PV de CODIR devra effectuer une prise de note en réunion. A cet effet, le rédacteur.trice prendra soin de noter un maximum d’informations, soit sur PC portable soit à la main. Pour être sûr de ne rien oublier, il est également possible de procéder à un enregistrement audio des débats, mais cette option est souvent refusée par les membres du CODIR en raison du caractère sensible des réunions. Une chose est sûre, il faudra réaliser une prise de notes professionnelle pour avoir d’emblée un maximum de détail.

 


RÉDIGER ET DIFFUSER LE PV DU CODIR

Après la réunion, la personne en charge du PV de CODIR procède à la rédaction à proprement parler. Il s’agit de mettre en forme les notes prises lors de la réunion, d’ordonner les informations et de produire une présentation claire et efficace. Les meilleurs PV de CODIR mettent en exergue les décisions prises et les actions à mener. De tels procès-verbaux offrent une véritable valeur ajoutée aux membres du CODIR. Dans cette logique, les PV de CODIR sont diffusés très rapidement aux participants, la diffusion s’effectuant généralement par mail.

 

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