Il est judicieux de profiter de la mise en place du CSE (Comité social et économique) comme instance unique de dialogue social dans l’entreprise pour revoir la communication qui en est faite auprès du personnel. Les anciens PV de CE étaient souvent des liasses confuses et denses, agrafées au tableau d’affichage pendant des semaines sans être lues par personne. Le CSE a pour vocation de réinventer ce lien entre les élus et les salariés, entre les instances représentatives et le personnel, pour que ce dernier se sente véritablement représenté et que ses sujets soient portés. Une ambition qui peut renouveler la nature et la puissance du dialogue social en entreprise.
Diffusez des PV irréprochables
Le PV de CSE, un document à moderniser
Le procès verbal du Comité social et économique sera un document officiel important comme l’était le PV de CE précédemment. Ce document sert de référence pour la Direction comme pour les élus sur les échanges, les avis donnés lors des consultations, les informations officielles transmises sur la stratégie, la politique sociale, etc… Les PV sont archivés et consultables par les salariés et ils doivent aussi être transmis à l’inspection du travail. Ce document est la trace du déroulement du dialogue social, et il dit beaucoup de sa qualité ou de ses manquements.
Cependant, dans son ancienne forme, ce document restait trop confidentiel, et lu uniquement par les initiés, rompus au dialogue social. Souvent trop long et abscons, il ne donnait pas envie d’être lu, l’information étant difficile à y dénicher. L’idéal serait de revoir la forme du PV avec l’arrivée du CSE et de ses nouveaux élus aux compétences élargies. En effet, l’article D.2315-62 du Code du travail stipule que le procès-verbal « contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion. » Le Secrétaire du CSE, responsable de l’établissement des procès-verbaux, n’a donc aucune obligation de rédiger des documents exhaustifs reprenant les débats dans leur totalité. Il doit simplement s’assurer que toutes les mentions légales y figurent et que tous les points de l’ordre du jour y soient traités, avec, le cas échéant, la décision du CSE correspondant à chacun des différents sujets.
On pourrait ainsi envisager la diffusion de PV CSE plus synthétiques, plus thématiques, qui permettent à un non expert de se repérer jusqu’à l’information qui l’intéresse. Le PV de CSE devrait être davantage une synthèse des thèmes abordés qu’une restitution de l’intégralité des échanges, lourde et peu digeste. En effet, le but premier des PV de CSE reste d’informer le personnel au sujet des actualités de l’entreprise et des décisions prises en séance. Néanmoins, pour remplir cet objectif, le PV doit être lu par les salariés. Un document synthétique est certainement plus susceptible de remplir cet objectif. Rendre plus accessibles les comptes rendus de réunions aux salariés leur permettra d’être plus au fait de ce qui se passe dans l’entreprise et contribuera à renforcer leur sentiment d’appartenance à celle-ci, en plus de se sentir mieux représentés dans les instances.
PV de CSE : une diffusion optimisée
La diffusion du PV de CSE peut se faire idéalement sur le site internet du comité, en général lié à l’intranet de la société. C’est une façon beaucoup plus simple pour le personnel d’accéder au document qu’un affichage papier en salle de pause, même si cela reste la voie légale incontournable. Pour que les informations qui y figurent aient la plus haute valeur ajoutée et restent pertinentes pour les salariés, le PV devrait être affiché au plus vite. Cela suppose une rédaction, des relectures et une adoption rapides, ce qui n’est pas toujours le cas.
Pour gagner du temps, un prestataire extérieur peut se charger de tout le travail rédactionnel dès lors que les membres du CSE se sont mis d’accord sur le format qu’ils souhaitent adopter. Cette solution facilite le respect des délais légaux. En effet, le procès-verbal doit être établi dans les 15 jours suivant la réunion. Si la réunion suivante a lieu moins de 15 jours plus tard, le procès-verbal doit être produit avant cette réunion. Ce délai passe à 3 jours en cas de Plan de Sauvegarde de l’Emploi, et à 24 heures en cas de de redressement ou de liquidation judiciaire.
De plus, le recours à un prestataire présente de fortes garanties en termes de neutralité et de confidentialité, ce qui permet de maximiser les chances d’approbation du compte rendu. Ce point n’est pas négligeable, car un PV ne peut pas être diffusé sans avoir été approuvé au préalable par les participants à la réunion. Le PV d’une réunion est généralement approuvé lors de la réunion suivante.
Diffuser un PV de CSE doit devenir un véritable acte de communication auprès du personnel. L’instance ne doit plus se contenter de respecter une obligation légale : entre partage d’information et relais des questions des salariés, le CSE et son PV se doivent de servir les problématiques du personnel.
Diffuser le PV de CSE : le cadre légal
La loi ne fixe pas les modalités de diffusion du PV de CSE. Le Code du travail se contente de renvoyer au règlement intérieur pour la fixation de ces modalités. C’est l’article L 2315-35 qui précise : « Le procès-verbal des réunions du comité social et économique peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité ».
Le cas échéant, le règlement intérieur peut prévoir de diffuser le PV de CSE automatiquement pour chaque réunion, mais il peut également prévoir que cette diffusion du PV de CSE soit décidée au cas par cas en fonction de la réunion. Si le règlement intérieur est muet sur ce point ou tout simplement s’il n’y a pas de règlement intérieur, les modalités de diffusion du PV peuvent être décidées en réunion, ou encore par accord entre le CSE et l’employeur. Quelle que soit l’option, un principe fondamental s’applique : l’employeur n’a pas le droit d’empêcher la diffusion du PV de CSE, à condition que celle-ci soit limitée à l’entreprise.
Il est à noter que dans certains cas particuliers, le PV doit également être diffusé auprès de l’Inspection du travail et de la DREETS. Ces cas incluent les projets de licenciement économique collectif ou de salariés protégés, l’examen du bilan social dans les entreprises de plus de 300 salariés, et les consultations relatives à la politique sociale de l’entreprise.