Conseil d’administration: comment rédiger un bon procès-verbal

Le procès-verbal de conseil d’administration : tel est le thème de cet article résolument pratique. Au menu : l’essentiel pour rédiger un bon compte rendu de conseil d’administration. Mais aussi des conseils pour établir le procès-verbal de toute autre instance de direction : PV de comité directeur (Codir), compte rendu de comité exécutif (Comex), rapport de commission exécutive. Profitez de l’expertise des rédacteurs professionnels de Compte-rendu.fr.

QUI RÉDIGE LE PV DU CA

La rédaction du procès-verbal de conseil d’administration doit être confiée à un secrétaire de séance. Celui-ci peut être nommé à chaque réunion. Il peut également être désigné secrétaire permanent. Ce secrétaire de séance assure la rédaction matérielle du PV de CA. C’est-à-dire uniquement la retranscription fidèle des débats et décisions. Sans pouvoir de décider du contenu. Le secrétaire peut être choisi parmi les membres du conseil. Il peut également s’agir d’un salarié, d’un avocat ou d’un prestataire spécialisé comme Compte-rendu.fr.

LES MENTIONS OBLIGATOIRES DU PV DE CA

Le procès-verbal de conseil d’administration a une grande valeur juridique. En effet, c’est lui qui prouvera les décisions en cas de conflit. C’est pourquoi le PV de CA nécessite un certain formalisme. Le compte rendu doit obligatoirement mentionner dès la page de garde :

– le nom exact de l’entité et de l’instance ;

– les données précises de la réunion telles que date, heure et lieu ;

– la liste de présents et absents, précisant leur qualité et leurs droits de vote ;

– sans oublier l’ordre du jour.

VERBATIM OU RELEVÉ DE DÉCISIONS ?

Certaines institutions établissent des procès-verbaux très détaillés. Ainsi, elles disposent de comptes rendus quasiment mot-à-mot de leurs réunions. Toutefois, ce type de verbatim n’est pas forcément efficace. En effet, sa longueur risque de rebuter les lecteurs et noyer les décisions. De plus, certains débats confidentiels risquent d’être retranscrits, ce qui peut nuire à l’entreprise. A l’inverse, un procès-verbal résumé permettra d’aller à l’essentiel. Ainsi, il mettra directement en exergue les décisions et les résolutions. Notre conseil d’experts : que vous soyez un CA, un Codir ou un Comex, optez pour une synthèse concise ou une synthèse détaillée.

L’ADOPTION ET LA SIGNATURE DU PV DE CA

Le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration est généralement adopté à la séance suivante. Les administrateurs peuvent demander des modifications. Si elles sont votées par la majorité, ces corrections sont directement intégrées dans le PV du CA. Ensuite, le président de séance et au moins un administrateur signent le procès-verbal du conseil d’administration. Si le président de séance n’est pas disponible, il faut alors la signature de deux administrateurs. Notre astuce pour des PV de CA de qualité facilement approuvés : faites appel à une société spécialisée comme Compte-rendu.fr. Alors, n’hésitez plus, demandez un devis gratuit.

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