Rédaction des PV de CSE par un prestataire : qui doit payer ?

On 5 septembre 2024

Rédaction des PV de CSE par un prestataire : qui doit payer ? Une fois la décision prise d’externaliser la rédaction des PV de réunion du CSE, la question se pose inévitablement. En effet, le budget des CSE n’est pas extensible. Il importe donc d’explorer toutes les solutions possibles pour financer la prestation. Forts de près de deux décennies d’expérience auprès des CSE, nous passons en revue pour vous les différents cas de figure. Un article mis à jour des dernières actualités en septembre 2024.

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Cas n°1 : le CSE prend en charge intégralement la prestation

C’est la solution par défaut prévue par le Code du travail. En effet, le législateur considère que le CSE souhaitant faire appel à un prestataire extérieur doit le payer lui-même. D’autant plus que le PV du CSE est censé être la seule responsabilité du Secrétaire de l’instance. Cette solution confère aux élus un contrôle absolu sur les PV : le CSE est seul signataire du contrat, il est donc le seul donneur d’ordre, et le rédacteur devra suivre ses consignes, notamment en termes d’informations à retranscrire ou de délai de production. Il est tout de même à noter que cela n’empêchera pas l’employeur de suggérer d’éventuelles modifications à la suite de la transmission du procès-verbal par la société de rédaction. En effet, la Direction et les membres du comité doivent se mettre d’accord sur le contenu du document afin de l’approuver et de le diffuser auprès des salariés.

La prestation de rédaction doit obligatoirement être financée par le budget de fonctionnement du CSE. En effet, le budget des activités sociales et culturelles ne peut en aucun cas être utilisé pour payer la rédaction des PV de réunion.

Cette prestation peut représenter un cout conséquent, notamment pour les petits CSE, dont les moyens sont parfois limités. Il existe néanmoins plusieurs fonctionnements possibles. Dans un souci de maitriser vos couts le plus possible, il est judicieux de faire appel à un prestataire qui pourra mettre à votre service un rédacteur proche de vous pour assister à vos réunions de CSE. Certaines sociétés vous proposent également des solutions économiques en vous offrant de rédiger vos procès-verbaux à partir de l’enregistrement de la séance. Le format du compte rendu peut également avoir son importance, car une synthèse des débats et des décisions coûtera forcément moins cher qu’une retranscription détaillée. De plus, elle pourra être produite dans un délai plus court.

Dans tous les cas, une solution économique ne signifie pas que la qualité de votre PV de CSE sera moindre. Les rédacteurs restent des spécialistes et sauront parfaitement rendre la teneur de vos échanges, tout en assurant une confidentialité totale. Il faut également se rappeler que la rédaction du compte rendu du CSE par une société extérieure comprend de nombreux avantages, notamment un gain de temps parfois considérable pour les membres du comité, qui doivent assurer de nombreuses missions auprès du personnel. Afin de maîtriser au mieux votre budget, et de vous assurer de choisir le prestataire qui vous convienne, nous vous conseillons de solliciter au moins deux devis auprès de deux prestataires différents : jugez par vous-mêmes lequel est le plus intéressant !

Cas n°2 : la Direction prend en charge la rédaction des PV de CSE

Le Code du travail prévoit que, si l’initiative de faire appel à un prestataire émane de la Direction, c’est à elle de régler la prestation. Cette solution est très profitable pour les finances du CSE ! Soyez toutefois vigilants sur les conditions de déroulement de la prestation. En effet, la Direction peut alors être tentée de prendre le contrôle des PV de CSE. Elle peut par exemple demander à les recevoir avant les élus. Assurez-vous du respect des prérogatives du Secrétaire ! En effet, d’après l’article R.2315-25 du Code du travail, la rédaction du procès-verbal du CSE incombe au Secrétaire du comité. En principe, la Direction a besoin de l’accord préalable de l’instance pour rédiger elle-même les procès-verbaux. Toutefois, là encore, il est important de rappeler que le procès-verbal ne pourra pas être diffusé auprès du personnel sans avoir fait l’objet d’une approbation en séance. Ainsi, même si le PV est rédigé selon les consignes de la Direction, les élus du CSE pourront également demander des modifications s’ils l’estiment nécessaire.

Cas n°3 : le CSE et la Direction se répartissent les coûts

Si le dialogue social au sein de votre entreprise le permet, vous pouvez tout à fait proposer à votre direction une prise en charge conjointe de la rédaction des PV de CSE. Cette solution vous permet de garantir votre contrôle sur la prestation, tout en réduisant son coût pour le CSE. Les deux parties pourront alors s’assurer ensemble des garanties proposées par leur prestataire. En outre, si la Direction et les élus sont en accord dès le départ, ils auront plus de chances de parvenir à un accord sur le contenu finalisé du procès-verbal, qui sera donc plus susceptible d’être approuvé et diffusé. Ils pourront également s’entendre pour fournir davantage d’informations au rédacteur, comme les éventuelles déclarations lues en séance ou les supports de présentation. Ces documents complémentaires faciliteront l’établissement des comptes rendus. En effet, le prestataire pourra alors les intégrer lui-même au PV.

Dans le cadre d’une prise en charge conjointe, de nombreuses modalités peuvent être envisagées, comme la prise en charge à 50/50, ou encore le paiement des réunions ordinaires par une partie et des extraordinaires par l’autre… Les prestataires de rédaction de procès-verbaux d’IRP, comme Compte-Rendu.fr peuvent vous proposer différentes formules pour réaliser vos retranscriptions, et ce y compris pendant vos congés. N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir une offre adaptée !

Qui diffuse le PV du CSE, une fois rédigé par le prestataire ?

Peu importe qui paie la prestation, le Secrétaire du CSE reste le seul responsable du PV. Ainsi, l’éventuelle diffusion du procès-verbal au sein de l’entreprise lui incombe. Cette disposition est prévue par l’article L2315-35 du Code du travail. Les modalités de diffusion sont précisées dans le règlement intérieur du CSE. Le document peut être affiché physiquement, sous format papier, sur un panneau d’affichage, dans un lieu où les salariés y auront accès facilement. Sinon, il peut être partagé digitalement. Le PV peut notamment être envoyé par e-mail aux salariés ou déposé dans un dossier partagé accessible au personnel de l’entreprise.

Dans tous les cas, le financement de la rédaction du PV du CSE est totalement indépendant du devenir du document. Ainsi, même si l’employeur a payé ce service, il n’a nullement le contrôle sur la diffusion du PV par la suite. Il ne peut absolument pas s’y opposer, auquel cas il se rendrait coupable d’un délit d’entrave. La seule action que peut avoir la Direction sur le PV est de demander des modifications dans le cadre de son approbation. Le Président du CSE peut également participer au vote pour l’approbation du procès-verbal, au même titre que les élus titulaires présents ou représentés. Son vote n’est nullement prépondérant sur celui des élus du CSE.

Qu’en est-il des PV de CSSCT ?

La CSSCT est une commission du Comité social et économique. Ainsi, le financement du PV d’une réunion CSSCT suit les mêmes règles que ceux d’une réunion CSE. Le comité peut prendre à sa charge la rédaction de ces PV, qui ne sont, on le rappelle, pas obligatoires. L’employeur peut également les financer si la volonté de faire appel à un prestataire de rédaction émane de lui. Sinon, les deux parties peuvent se partager les coûts.

Il peut être particulièrement intéressant de faire appel à un prestataire pour retranscrire les débats tenus en réunion de CSSCT. En effet, cette instance traite des sujets de santé, de sécurité et de conditions de travail, qui présentent un intérêt majeur pour les salariés. Il est donc d’autant plus important de leur transmettre un compte rendu de qualité. De nombreux prestataires proposent également un service de rédaction de PV de CSSCT en plus des PV de CSE. C’est notamment le cas de Compte-rendu.fr.